合同的扫描件存在电脑里，纸质原件若和备用钥匙、私章放在同一个抽屉，找文件时会把原件和无关物品一起翻出来。抽屉在打扫时被挪走，原件和扫描件还可能同时不在手边，签收和核对都会停住。
扫描件放进电脑里单独的合同文件夹，并纳入每周会看的备份。纸质原件放另一个抽屉或文件盒，盒子上写年份，不要和电子文件的移动硬盘堆在一起。需要出示时，先决定带纸还是带扫描件，不要两份一起塞进同一个包。
纸和电子会因为同一场意外一起丢失，比如抽屉进水，或包被落在外面。分开存放，是让其中一份还留在另一个地方。扫描件方便检索，原件用来应对必须看纸张的场合，两者职责不同，位置也应该不同。
每个抽屉都塞一份复印件，盖章页反而分不清哪张才是签过字的正式文本。要分开的是扫描件和那一份原件。复印件太多，容易被当成正本拿走。
签完合同的当天就把三件事做完：扫描进合同文件夹，原件放入文件盒，盒子放回固定柜子。和把笔放回笔筒放在同一段时间，不要拖到下周。
需要时能在文件夹里打开扫描件，也能在另一个柜子里拿出原件，两处不在同一个抽屉，归档就分开了。若找原件必须先翻到硬盘旁边，说明它们还堆在一起。